Kinh nghiệm đi Hội chợ Canton Fair lần đầu từ A-Z

Lần đầu tham dự Hội chợ Canton Fair, nhiều doanh nghiệp thường bối rối vì quy mô quá lớn và quy trình đăng ký khá chặt chẽ. Bài viết này tổng hợp kinh nghiệm đi Canton Fair từ A-Z: xác định mục tiêu, chọn phase, đăng ký thẻ vào cổng, xin visa, đặt khách sạn và tối ưu lịch làm việc tại Quảng Châu.

1. Xác định rõ mục tiêu trước khi đặt vé

Trước khi làm visa hay đặt khách sạn, bạn cần trả lời rõ: đi Canton Fair để làm gì?

• ✓ Tìm nhà cung cấp OEM hay làm thương hiệu riêng?
• ✓ So sánh giá giữa nhiều nhà sản xuất cùng ngành?
• ✓ Mở rộng nguồn hàng để giảm rủi ro phụ thuộc?
• ✓ Khảo sát xu hướng sản phẩm mới cho thị trường Việt Nam?

Canton Fair có hàng chục nghìn gian hàng. Nếu không xác định rõ ngành hàng và mục tiêu, bạn rất dễ mất thời gian và đi sai hướng.

2. Chọn đúng phase theo ngành hàng

Mỗi kỳ Canton Fair được chia thành 3 phase, mỗi phase trưng bày nhóm ngành khác nhau:

• ✓ Phase 1: Máy móc, điện tử, thiết bị công nghiệp
• ✓ Phase 2: Hàng tiêu dùng, nội thất, vật liệu xây dựng, quà tặng
• ✓ Phase 3: Thời trang, dệt may, đồ chơi, sản phẩm tiêu dùng cá nhân

Chọn sai phase đồng nghĩa bạn không gặp đúng nhà cung cấp cần tìm. Trước khi đi, nên tra cứu kỹ ngành hàng và vị trí gian hàng. Tham khảo bài Sơ đồ và vị trí ngành hàng tại Canton Fair để chuẩn bị trước lịch làm việc.

3. Đăng ký Buyer Badge - Thẻ vào hội chợ

Đăng ký online trước khi đi

Bạn bắt buộc phải đăng ký tài khoản trên website chính thức của CantonFair.org.cn bằng hộ chiếu và ảnh chân dung.

Sau khi đăng ký tham dự kỳ hội chợ, bạn sẽ nhận mã xác nhận (QC Code). Đây là điều kiện bắt buộc để được cấp thẻ vào cổng.

Nhận thẻ tại Quảng Châu

Khi đến hội chợ, xuất trình mã QC tại quầy đăng ký hoặc quét tại máy tự động để in Buyer Badge. Thẻ cấp lần đầu miễn phí và sử dụng lâu dài. Nếu mất thẻ, phí cấp lại là 200 tệ.

Nếu đi theo tour trọn gói, đơn vị tổ chức sẽ hỗ trợ toàn bộ quy trình đăng ký và làm thẻ.

4. Visa Trung Quốc - Nên chọn loại nào?

Doanh nghiệp Việt Nam bắt buộc phải có visa khi nhập cảnh Trung Quốc.

Nhiều người sử dụng visa du lịch (L), tuy nhiên visa thương mại (M) phù hợp hơn khi tham dự hội chợ.

Visa M thường có thời hạn 3 tháng, nhập cảnh 1 hoặc 2 lần, lưu trú 15 - 30 ngày. Để xin visa M, bạn cần:

• ✓ Giấy mời từ ban tổ chức Canton Fair
• ✓ Giấy phép kinh doanh hoặc quyết định cử đi công tác

Sau khi đăng ký thành công và nhận mã QC, bạn có thể yêu cầu cấp thư mời điện tử hỗ trợ xin visa.

Nên làm visa sớm, đặc biệt kỳ tháng 10 vì trùng dịp Quốc khánh Trung Quốc, thời gian xử lý có thể kéo dài.

Lưu ý:
✓ Đi tự túc: tự xin visa dán hộ chiếu
✓ Đi tour: công ty tổ chức hỗ trợ visa đoàn
✓ Nếu cần ở lại làm việc riêng: bắt buộc visa dán

5. Đặt khách sạn tại Quảng Châu

Khu Pazhou - nơi tổ chức hội chợ - luôn kín phòng trong mùa Canton Fair. Giá phòng có thể tăng mạnh.

Giải pháp hợp lý:

• ✓ Đặt phòng trước 4 - 6 tuần
• ✓ Không nhất thiết ở sát Pazhou
• ✓ Ưu tiên khách sạn gần Metro Line 8 hoặc tuyến nối thuận tiện

6. Liên lạc, thanh toán và phiên dịch

Internet và liên lạc

Nên dùng sim Hong Kong hoặc roaming quốc tế để truy cập Google, Gmail, Facebook. Cài WeChat trước khi sang Trung Quốc.

Thanh toán

Trung Quốc gần như không dùng tiền mặt. Nên liên kết thẻ quốc tế với Alipay hoặc WeChat Pay để thanh toán thuận tiện.

Phiên dịch

Tiếng Anh không phải lúc nào cũng thuận tiện tại hội chợ. Bạn có thể:

• ✓ Thuê phiên dịch tiếng Trung
• ✓ Sử dụng máy dịch cầm tay
• ✓ Dùng tính năng dịch trên WeChat hoặc Google Translate

7. Đi tự túc hay theo tour?

Nếu bạn đã quen làm việc với đối tác Trung Quốc và hiểu ngành hàng, có thể đi tự túc.

Với doanh nghiệp lần đầu tham dự hoặc muốn tối ưu visa, khách sạn và di chuyển, lựa chọn đi hội chợ Canton Fair theo đoàn doanh nghiệp giúp bạn tập trung hoàn toàn vào tìm kiếm nhà cung cấp.

Kết luận

Canton Fair là cơ hội lớn để doanh nghiệp Việt Nam mở rộng chuỗi cung ứng và làm việc trực tiếp với nhà máy Trung Quốc. Chuẩn bị kỹ trước khi đi sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả làm việc.

Một chuyến đi thành công không nằm ở số gian hàng bạn đi qua, mà ở việc bạn gặp đúng nhà cung cấp và đạt được thỏa thuận phù hợp.