Kinh nghiệm đi Hội chợ Canton Fair - chia sẻ từ 20 năm thực tế

Lần đầu tham dự Hội chợ Canton Fair, nhiều doanh nghiệp thường bối rối vì quy mô quá lớn và quy trình đăng ký khá chặt chẽ. Bài viết này tổng hợp kinh nghiệm đi hội chợ Canton Fair từ A-Z: xác định mục tiêu, chọn phase, đăng ký thẻ vào cổng, xin visa, đặt khách sạn và tối ưu lịch làm việc tại Quảng Châu.

1. Xác định rõ mục tiêu trước khi đặt vé

Trước khi làm visa hay đặt khách sạn, bạn cần trả lời rõ: đi Canton Fair để làm gì?

• ✓ Tìm nhà cung cấp OEM hay làm thương hiệu riêng?
• ✓ So sánh giá giữa nhiều nhà sản xuất cùng ngành?
• ✓ Mở rộng nguồn hàng để giảm rủi ro phụ thuộc?
• ✓ Khảo sát xu hướng sản phẩm mới cho thị trường Việt Nam?

Canton Fair có hàng chục nghìn gian hàng. Nếu không xác định rõ ngành hàng và mục tiêu, bạn rất dễ mất thời gian và đi sai hướng.

2. Chọn đúng phase theo ngành hàng

Mỗi kỳ Canton Fair được chia thành 3 phase, mỗi phase trưng bày nhóm ngành khác nhau:

• ✓ Phase 1: Máy móc, điện tử, thiết bị công nghiệp
• ✓ Phase 2: Hàng tiêu dùng, nội thất, vật liệu xây dựng, quà tặng
• ✓ Phase 3: Thời trang, dệt may, đồ chơi, sản phẩm tiêu dùng cá nhân

Chọn sai phase đồng nghĩa bạn không gặp đúng nhà cung cấp cần tìm. Trước khi đi, nên tra cứu kỹ ngành hàng và vị trí gian hàng theo từng phase. Tham khảo bài ngành hàng và vị trí ngành hàng theo phase tại Canton Fair để chuẩn bị trước lịch làm việc. Các ngành hàng theo phase trong bài viết được kết nối trực tiếp với ban tổ chức nên đảm bảo đúng 100%.

3. Đăng ký Buyer Badge - Thẻ vào hội chợ

Nếu bạn đã có thẻ, hãy bỏ qua mục này. Nếu đi theo tour trọn gói, đơn vị tổ chức sẽ hỗ trợ toàn bộ quy trình đăng ký và làm thẻ. Nếu bạn tự đi Canton Fair hãy làm theo hướng dẫn;

Đăng ký online trước khi đi

Bạn bắt buộc phải đăng ký tài khoản trên website chính thức của CantonFair.org.cn bằng hộ chiếu và ảnh chân dung.

Sau khi đăng ký tham dự kỳ hội chợ, bạn sẽ nhận mã xác nhận QR Code. Đây là điều kiện bắt buộc để được cấp thẻ vào hội chợ. Xem mẫu mã QR Code xác nhận đã đăng ký thành công trong bài viết này.

Nhận thẻ tại Quảng Châu

Khi đến hội chợ, xuất trình mã QR Code tại quầy đăng ký hoặc quét tại máy tự động để in Buyer Badge. Thẻ cấp lần đầu miễn phí và sử dụng lâu dài. Nếu mất thẻ, phí cấp lại là 200 tệ.

Hội chợ này chỉ dành cho người nước ngoài, người Trung Quốc muốn vào phải mua thẻ ngày 300 tệ / ngày.

4. Visa Trung Quốc - Nên chọn loại nào?

Công dân Việt Nam bắt buộc phải có visa khi nhập cảnh Trung Quốc.

Nhiều người sử dụng visa du lịch (L), tuy nhiên visa thương mại (M) phù hợp hơn khi tham dự hội chợ.

Visa M thường có thời hạn 3 tháng, nhập cảnh 1 hoặc 2 lần, lưu trú 15 - 30 ngày. Để xin visa M, bạn cần:

• ✓ Giấy mời từ ban tổ chức Canton Fair
• ✓ Giấy phép kinh doanh hoặc quyết định cử đi công tác nếu bạn không có tên trên đăng ký kinh doanh

Sau khi đăng ký thành công và nhận mã QR Code, bạn có thể yêu cầu cấp thư mời điện tử hỗ trợ xin visa. Mẫu giấy mời xin visa xem trong bài viết này.

Nên làm visa sớm, đặc biệt kỳ tháng 10 vì trùng dịp Quốc khánh Trung Quốc, thời gian xử lý có thể kéo dài.

Lưu ý:
✓ Đi tự túc: tự xin visa dán hộ chiếu
✓ Đi tour: công ty tổ chức hỗ trợ visa đoàn (đi về cùng đoàn)
✓ Nếu cần ở lại làm việc riêng: bắt buộc visa dán

5. Đặt khách sạn tại Quảng Châu

Khu Pazhou - nơi tổ chức hội chợ - luôn kín phòng trong mùa Canton Fair, giá phòng tăng rất cao.

Giải pháp hợp lý:

• ✓ Đặt phòng trước 4 - 6 tuần
• ✓ Không nhất thiết ở sát Pazhou
• ✓ Ưu tiên khách sạn gần Metro Line 8 hoặc tuyến nối thuận tiện

6. Liên lạc, thanh toán và phiên dịch

Internet và liên lạc

Nên dùng sim Hong Kong hoặc gói roaming quốc tế của các nhà mạng Việt Nam để truy cập Zalo, Google, Gmail, Facebook.

Sim du lịch của HongKong - truy cập được Zalo, FB các dịch vụ của google nhưng không vào được Chatgpt. Gói roaming quốc tế của các nhà mạng Việt Nam truy cập được tất cả.

Cài WeChat trước khi sang Trung Quốc.

Google map không chính xác ở Trung Quốc, nên sử dung ứng dụng Waze để chỉ đường tại Trung Quốc.

Thanh toán

Trung Quốc gần như không dùng tiền mặt. Nên liên kết thẻ quốc tế với Alipay hoặc WeChat Pay để thanh toán thuận tiện.

Phiên dịch

Tiếng Anh không phải lúc nào cũng thuận tiện tại hội chợ. Bạn có thể:

• ✓ Thuê phiên dịch tiếng Trung
• ✓ Sử dụng máy dịch cầm tay
• ✓ Dùng tính năng dịch trên WeChat hoặc Google Translate

7. Thời tiết, ô cắm điện, khách sạn, ngôn ngữ và tiền tệ

1. Thời tiết ở Quảng Châu: như Hà Nội

2. Giờ Trung Quốc = giờ Việt Nam + 1. Tức Việt Nam 13H00 thì Trung Quốc là 14H00

3. Điện và ổ cắm điện: Như Việt Nam; trong phòng khách sạn it ô cắm: Với khách dùng nhiều nên mang ô điện nhiều giắc cắm

4. Khách sạn: Khi Check in khách sạn, nhất thiết phải lấy card khách sạn để phòng trường hợp đi lạc, đưa card cho taxi đưa về

5. Ngôn ngữ ngoài đường phố, quán ăn và chợ:
99% Tiếng Trung ( Tiếng Anh gần như không dùng được)
Mua sắm có thể dùng máy tính bấm số để trả giá, mặc cả không được sấu hổ

6. Tiền tệ:
- Trung quốc dùng đồng nhân dân tệ tý giá biến động xoay quanh mức 3.800 VND = 1 NDT
- Có tiền xu, tiền giấy 5 hào, 1, 2, 5, 10, 20, 50 và 100 đồng (100 đồng NDT = 380.000 VNĐ). Hiện nay, Trung Quốc rất it dùng tiền mặt, việc mua sắm gặp khó khi phải trả tiền thừa. Quý khách nên đổi tiền trước với các mệnh giá 100, 50, 20, 10 NDT

8. Trang phục, hành lý, tài liệu trong Hội chợ

- Mặc quần áo nào mình thấy thoải mái nhất không nhấn thiết phải ăn mặc quá lịch sự, rườm rà
- Hội chợ Canton Fair rất rộng, khách đi bộ rất nhiều nên phải đi giầy gót thấp, đế mềm hay thể thao, lưu ý không đi giày cao gót
- Do gặp nhiều nhà cung cấp, lấy nhiều Cataloge hay hàng mẫu quí khách nên mang Vali nhỏ có bánh xe và tay khéo
- Không được quên Name Card

9. Đi tự túc hay theo tour?

Nếu bạn đã quen làm việc với đối tác Trung Quốc và hiểu ngành hàng, có thể đi tự túc.

Với doanh nghiệp lần đầu tham dự hoặc muốn tối ưu visa, khách sạn và di chuyển, lựa chọn đi hội chợ Canton Fair theo đoàn doanh nghiệp giúp bạn tập trung hoàn toàn vào tìm kiếm nhà cung cấp.

Kết luận

Canton Fair là cơ hội lớn để doanh nghiệp Việt Nam mở rộng chuỗi cung ứng và làm việc trực tiếp với nhà máy Trung Quốc. Chuẩn bị kỹ trước khi đi sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả làm việc.

Một chuyến đi thành công không nằm ở số gian hàng bạn đi qua, mà ở việc bạn gặp đúng nhà cung cấp và đạt được thỏa thuận phù hợp.